脱Excel
運送管理システムを導入するメリットとは

01事務コスト削減

Excelで管理している情報は、売上や請求などの様々な業務に必要な情報です。しかし、Excelで管理する場合、以下のような問題があります。

• 同じ情報を複数のファイルやシートに入力しなければならない
• ファイルやシートの管理が煩雑になる
• データの集計や分析に手間がかかる

Excel管理が抱えるこれらの問題に対して、運送管理システムでは、売上・請求・支払い管理機能を利用できます。売上・請求・支払い管理機能では、配車や日報などの工程で入力したデータを自動的に引き継ぎ、売上計上や請求書発行などの業務を行えます。

また、システムによっては会計ソフトや給与ソフトとのデータ連携も可能なものもあり、仕訳データや給与データの作成も簡単にできます。これらの機能により、事務作業の時間やミスを大幅に減らすことができます。

02配車計画の最適化

配車計画とは、受注した注文に対して、どの車両や乗務員を割り当てるか、どのルートで運行するかを決めることです。配車計画は運送業の中核的な業務であり、効率的に行うことで燃料費や人件費などのコストを削減できます。実際にExcelで配車表を作成されている運送会社様も多々お見かけします。しかし、Excelで配車計画を作成する場合、以下のような問題があります。

• 配車漏れや重複配車などのミスが発生しやすい
• 複数のファイルやシートを開いて情報を確認しながら作成するため時間がかかる
• 熟練した配車マンに依存してしまう
• 配車情報の共有が難しい

これらの問題を解決するために、運送管理システムでは配車管理機能を利用できます。配車管理機能では、受注入力から自動的に配車計画を作成したり、ガントチャートや地図上で視覚的に配車状況を確認したりできます。また拠点間でシステムを共通利用することで、リアルタイムに配車情報を共有することが可能です。AIエンジンを搭載した自動配車システムなども存在し、最適な配車案を提案してくれます。これらの機能を有効に活用することにより、配車計画の作成時間やミスを大幅に減らすことができます。

03収益性向上

Excelで管理している情報は、原価や粗利などの収益性を把握するためにも必要な情報です。しかし、Excelで管理する場合、以下のような問題があります。

• データが分散しているため、原価や粗利の計算に時間がかかる
• 上記理由でミスが疑われるためデータが不正確・不完全である可能性がある
• データの分析や可視化が難しい

これらの問題を解決するために、運送管理システムでは、車両管理機能やダッシュボード機能を利用できます。車両管理機能では、車両ごとに整備費や燃料費などのコストを記録し、原価計算に活用できます。ダッシュボード機能では、売上や原価、粗利などのデータをグラフや表で表示し、収益性の分析や改善策の検討に活用できます。これらの機能により、収益性の把握や向上に役立てることができます。

01システム導入費用

運送管理システム導入には費用がかかります。システム導入費用は、システムの種類や規模、機能内容などによって異なりますが、一般的には初期費用と月額費用が発生します。初期費用はシステム導入時に一括で支払う費用で、システム設定や操作指導などのサービス料が含まれます。月額費用はシステム利用時に毎月支払う費用で、ライセンス料やサポート料などが含まれます。システム導入費用は、運送管理システムのメリットを享受するための投資と考えることができますが、事業者の経営状況や予算によっては負担になる可能性もあります。

02システム選定

運送管理システム導入にあたっては、自社の業務やニーズに合ったシステムを選定することが重要です。しかし、運送管理システムは多種多様なパッケージソフトが存在し、機能や価格、サポート体制などが異なります。そのため、システム選定は簡単ではありません。システム選定においては、以下のようなポイントを参考にするとよいでしょう。

• 自社の業務プロセスや課題を明確にする
• 必要な機能や予算を絞り込む
• 複数のベンダーから見積りやデモを依頼する
• システムの使い勝手や安定性を確認する
• サポート体制やアップデート頻度を確認する

管理システムでは入力に一定のルールがあり、画面等の変更も都度自由にできるものではないため、Excel管理で自由に入力できていたことからのギャップに戸惑うケースも多いと思われます。システム導入前に、入力担当者を交えてベンダーとしっかりとした運用打ち合わせを行い、社内の意思統一を図っておくことが必要です。

03システム運用

運送管理システム導入後には、システム運用にも注意が必要です。システム運用とは、システムを使って業務を行うことですが、単にシステムを導入しただけではメリットを享受できません。システム運用においては、以下のようなポイントを参考にするとよいでしょう。

• システムの操作方法やルールを徹底する
• システムのデータ入力や保存を正確に行う
• システムのデータ分析や活用を行う
• システムの不具合や改善要望を報告する
• システムのアップデートやバックアップを行う