システムの段階的導入のメリットのひとつは
相互理解に基づく課題共有と対応策へのスピード感。

背景

すでに、運送管理システムを導入済みのお客様が、2次ステップとして配車オプションの導入を検討されることになりました。

LOGI-Cube導入前

一次ステップ完了時

課題

配車オプションの検討ということで打合せしましたが、配車業務以外にも課題が散見されました。そこで２次ステップの課題は次の３点をターゲットとしました。

配車業務のブラックボックス化の解消
配車業務はEXCELを通しての紙ベースで実施されていたため、その過程において他部署から見えづらい状況となっていました。
受注システムとの連携
他ベンダーから導入された受注システムが自社サイトで稼働していますが、運送システムと連携していないため、転記入力作業が必要となっていました。これにより、転記ミスや作業時間の増加を招いていました。
会議資料作成
月次で実施される会議用の資料を運送システムからEXCELに転記して作成されていましたが、作成完了を求められる期間が短いことから、担当者の締時の作業負荷が高くなっていました。また資料は経営層への報告資料であるため、間違いが許されないという精神的なストレスも軽視できないものとなっていました。

提案内容・解決策

以下3点を提案して課題の解決にあたりました。

配車業務のシステム化
システム化により過程も含めデータ化され、見える化を図ります。また、配車時に週間及び月間の売上を確認できる機能を追加することで配車業務の精度向上を狙います。
受注システムとの連携
受注システムとの自動連携機能を作成し、転記作業及び転記ミスをなくします。
会議資料のシステム化
会議資料に必要なデータは全て運送システムに存在していましたので、自動で集計して資料を作成する機能を追加します。

過程

配車業務は初めてのシステム化であったため、打合せは時間・回数をかけて行いました。
お客様には私共のシステムをよく理解して頂き、私共はお客様の業務への理解を深めることで、スムーズに導入できるように進めました。

受注システム連携では相手ベンダーとの齟齬もあり、エラー発生時の対応に時間がかかりました。

効果/導入後

以下の4点の効果がありました。

配車業務の見える化
システム化により配車業務の過程もデータ化され閲覧可能な状況になったことで、配車について他部門からの気付き(提案)が可能になりました。
売上実績を意識した配車業務
配車画面に売上を確認できる機能を追加したことで、売上を意識した業務遂行が可能となりました。配車担当部門より、荷主毎に分かれていた配送部門を再編するきっかけとなる提案も出てまいりました。こういう好循環は配車業務の効率化を通じて売上アップや売上の平準化に繋がっていくことになります。
サービスの向上
受注システム連携は自動で連携できるようになりましたので、作業時間が大幅に短縮できました。が、一番の成果は転記ミス等で荷主にご迷惑をおかけする可能性が大きく減ったことです。これはステップアップしたサービスを安定して提供することができるようになったことを意味します。これまでは受注システムの利用増加に伴い社内作業も増加してしまうことを懸念し、荷主への案内も消極的になってしまっていたようですが、現在は積極的に案内されているようです。
会議資料の自動作成
会議資料が自動作成できるようになったことで、資料の精度(正確性)アップは当然のことですが、締めた後報告資料提出までの時間が大幅に短縮されました。担当者は資料の精査・確認作業のみとなり作業負荷は大きく減りました。結果、月次会議の開催時期は１週間程度前倒しできるようになりました。