運送会社が電子帳簿保存法で気を付けないといけないポイントとは

• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引

対象となる電子取引データとは？

解決策の一つであるIT化/システム機器の利用は、物流業界の課題解決に大きな可能性を秘めています。システム機器とは、情報通信技術や人工知能などを活用した機器やソフトウェアのことで、物流の計画・管理・実行・評価などの各段階で役立つものがあります。

例えば、物流計画では、需要予測や最適ルート探索などをシステム機器で行うことで、輸送効率を高めたり、コストや時間を削減したりすることができます。また、物流管理では、荷物やトラックの位置情報や状況をリアルタイムで把握したり、配送状況を可視化したりすることで、 迅速かつ正確な対応が可能になり、データ分析やフィードバックなどをシステム機器で行うことで、物流サービスの改善や問題発見に役立ちます。

紙の書類を電子データで保存するには

一方、紙で受け取った請求書や領収書については電子保存義務の対象とはなりませんのでそのまま保存しても問題ありません。 それでも紙の保存コスト（バインダー代や保管スペース）の削減や、書類の紛失防止などの観点からスキャナ保存を選択されるケースもあるかと思われます。

電子帳簿としてスキャナ保存を行う場合は先程記載した通り「真実性」、「可視性」を確保した上で、保存画像については解像度が200dpi以上でなければならないことや、 書類の重要度によってカラー保存でなければならない/グレースケール（白黒）でもよいなどの規定に注意する必要があります。

以下がその一例です。

• 重要度高（カラー保存必須）　：　契約書、領収書、請求書、納品書等

• 重要度低（グレースケール可）：　検収書、見積書、注文書等

また、紙で受け取った書類を電子データで保存する際には、次の要件を満たす必要があります。

• システム概要に関する書類（データ作成ソフトのマニュアルなど）を備え付けること

• 見読可能装置（データが確認できるディスプレイやアプリなど）を備え付けること

• 税務職員からの電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしておくこと

これらの要件を満たすためには、専用のシステムやソフトを導入する方法もありますが、それ以外にも以下のような方法もあります。

• ファイル名を「20230510_ (株)シーコム商事_125000」（取引年月日_取引先名_取引金額）のようにルール付けしておくことで検索機能を確保する

• Excelなどで索引簿を作成し、保存したファイルと関係づけておくことで検索機能を確保する

• 自社で電子データの取り扱いについての規程を定めておくことで真実性を担保する

電子帳簿保存のメリットとデメリット

電子帳簿保存法は、紙ベースからデジタルベースへの移行を促進する法律です。そのメリットとしては以下の通りです。

• 書類の保存場所やコストが削減される

• 書類の整理や管理が容易になる

• 書類の閲覧や共有がスムーズになる

• 税務調査への対応が迅速になる

最近では電子帳簿保存法に対応した請求書管理サービス等も続々と市場に出回り始めています。中には基幹システムから請求書を発行（データ出力）し、 請求書発行サービスへと連携するような仕組みもありますので、基幹システム取り扱い会社や請求書発行サービス提供会社にご相談ください。

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メリットもある一方で、以下のような課題もあります。

• システムやソフトの導入や運用にコストや手間がかかる

• データの紛失や漏洩のリスクが高まる

• データの保存期間や形式に注意しなければならない

電子帳簿保存法に対応するためには、 事業者は自社の経理状況や取引形態に応じて、最適な方法を選択する必要があります。税務署や税理士などの専門家に相談することも有効です。

まとめ

電子帳簿保存法は、事業者の生産性向上や経営効率化に貢献する可能性があります（基幹システムから請求書発行クラウドサービスへのデータ連携等）。また、電子データの保存は、災害や事故による紙の書類の損失を防ぐこともできます。

しかし、そのためには、猶予期間中にしっかりと準備をしておくことが重要です。電子帳簿保存法の内容や対策方法を理解し、自社にとって最善の対応を行いましょう。

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